1Quem somos
A SapientIA — Serviços de Tecnologia LTDA ("SapientIA", "nós") desenvolve e opera produtos e serviços de gestão, atendimento e inteligência operacional — entre eles o OmniManager e o OmniMonitor — além de soluções de arquitetura, desenvolvimento de software, trabalhadores virtuais e gestão de projetos.
Esta política explica, de forma simples e em conformidade com a LGPD (Lei nº 13.709/2018), como tratamos dados pessoais nos nossos sites, produtos e serviços.
Nossos produtos e serviços são destinados exclusivamente ao público empresarial — pequenas e médias empresas — e não são abertos ao público geral. O acesso às plataformas é feito pelas organizações contratantes e pelos usuários por elas autorizados, mediante contrato.
2Quando somos controladora e quando somos operadora
- Controladora — quando decidimos como e por que tratar os dados: visitantes dos nossos sites, contatos comerciais, nossos clientes e os usuários das contas que administramos.
- Operadora — quando tratamos dados dentro do OmniManager ou do OmniMonitor em nome de uma organização contratante. Nesse caso, quem define as finalidades é o cliente (controlador) e nós seguimos as instruções dele e o contrato.
Se você é cliente final de uma empresa que usa nossos produtos (por exemplo, recebeu um atendimento), seus dados são controlados por essa empresa. Você pode exercer seus direitos com ela ou conosco — se recebermos a solicitação, encaminhamos ao responsável.
3Quais dados tratamos
- Cadastro e contato: nome, e-mail, telefone, empresa, cargo e a mensagem enviada em formulários ou canais de atendimento.
- Acesso e uso: identificação de login, registros de acesso, endereço IP, data e hora, navegador e dispositivo.
- Uso das plataformas: tarefas, chamados, documentos, comentários, conversas, arquivos e registros de auditoria criados pelos usuários.
- Dados de terceiros que passam pelas plataformas: nomes, contatos e documentos de pessoas atendidas pela organização contratante, quando atuamos como operadora.
- Interações: mensagens, áudios, transcrições e avaliações processadas pelos produtos de inteligência de interação.
- Faturamento: dados necessários à cobrança e às obrigações fiscais.
Não tratamos dados sensíveis de forma intencional. Quando a operação do cliente exigir esse tipo de dado, o tratamento é de responsabilidade dele, com base legal própria.
4Para que usamos e com qual base legal
| Finalidade | Base legal (LGPD, art. 7º) |
|---|---|
| Responder contatos, propostas e solicitações de suporte | Consentimento / execução de contrato / legítimo interesse |
| Criar e manter contas, entregar e cobrar os produtos | Execução de contrato |
| Operar as funcionalidades contratadas (dados tratados em nome do cliente) | Conforme a base legal definida pelo cliente (controlador) |
| Segurança, prevenção a fraude e uso indevido | Legítimo interesse |
| Melhorar produtos e medir desempenho | Legítimo interesse |
| Comunicações de marketing, quando autorizadas | Consentimento (com opção de descadastro) |
| Cumprir obrigações legais, fiscais e regulatórias e exercer direitos | Obrigação legal / exercício regular de direitos |
6Compartilhamento
Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas o necessário com:
- prestadores de infraestrutura, hospedagem, comunicação e tecnologia, que atuam sob nossas instruções e com obrigações contratuais de proteção de dados;
- a organização contratante, quando atuamos como operadora;
- autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou ordem válida.
Alguns prestadores podem tratar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência segue a LGPD e as regras da ANPD, com garantias contratuais e de segurança adequadas.
7Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas como tráfego criptografado, controle de acesso por perfil e por organização, isolamento dos dados entre organizações, registro de auditoria das ações relevantes e limites de retenção configuráveis. Em caso de incidente relevante, comunicamos os titulares e a ANPD conforme a lei.
8Por quanto tempo guardamos
Mantemos os dados apenas pelo tempo necessário às finalidades e às obrigações legais:
| Categoria | Prazo de retenção |
|---|---|
| Contatos comerciais | Até 24 meses sem interação |
| Conta e uso dos produtos | Enquanto a conta estiver ativa e pelo prazo contratual/legal aplicável |
| Conteúdos das plataformas (tarefas, chamados, conversas, documentos) | Conforme a política de retenção configurada pela organização contratante e os prazos legais |
| Registros de auditoria e segurança | De 6 a 24 meses, conforme a configuração e a obrigação legal |
| Documentos e registros excluídos (lixeira) | 30 dias, quando aplicável |
| Obrigações fiscais e financeiras | Pelos prazos legais |
9Exclusão de dados
Você pode solicitar a exclusão dos seus dados pessoais escrevendo para dpo@sapientia.tec.br. Vamos confirmar o recebimento, verificar sua identidade e informar o que foi excluído.
- Titular de dados cuja controladora é a SapientIA: o pedido é atendido por nós, pelos canais da seção anterior.
- Dados controlados por uma organização contratante: o pedido é encaminhado ao responsável, que decide e executa a exclusão dentro da plataforma.
- Ação direta na plataforma: o administrador da organização pode excluir conteúdos e remover integrações e canais a qualquer momento, interrompendo novos tratamentos a partir dali.
- O que é excluído: os dados saem dos sistemas ativos e deixam de ser utilizados; as cópias de segurança são descartadas no ciclo normal de rotação.
- O que pode ser mantido: registros que a lei obriga a guardar — fiscais, contábeis e de auditoria de segurança — pelo prazo legal, além do necessário ao exercício regular de direitos.
- Consequências: a exclusão pode encerrar acessos e remover histórico e configurações de forma irreversível.
Não é possível excluir dados cuja manutenção seja exigida por lei ou necessária para prevenir fraude e preservar a segurança da plataforma.
10Seus direitos
Você pode solicitar: confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade (quando aplicável), informação sobre compartilhamento, informação sobre a possibilidade de não consentir e revogação do consentimento, além de revisão de decisões tomadas unicamente por meios automatizados.
11Como exercer seus direitos
Escreva para dpo@sapientia.tec.br ou contato@sapientia.tec.br. Confirmamos o recebimento e respondemos no prazo legal (acesso completo em até 15 dias). Podemos pedir informações para confirmar sua identidade. Se a solicitação envolver dados controlados por uma organização contratante, encaminhamos a ela.
12Encarregado (DPO)
Encarregado de Dados: dpo@sapientia.tec.br
Correspondências postais podem ser enviadas ao endereço da sede indicado no início desta política.
13Crianças e adolescentes
Nossos produtos são destinados ao uso profissional por empresas e não são direcionados a menores de 18 anos. Se houver tratamento de dados de crianças, aplicamos o melhor interesse e, quando exigido, o consentimento de um dos pais ou do responsável.
14Alterações desta política
Podemos atualizar esta política para refletir mudanças nos produtos, na legislação ou nos nossos processos. A versão vigente, com a data da última atualização, permanece sempre publicada nesta página; mudanças relevantes são comunicadas pelos canais habituais.
15Legislação e autoridade
Esta política é regida pela legislação brasileira, em especial pela LGPD. Você também pode procurar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) para esclarecer dúvidas ou registrar reclamações.
Dúvidas sobre privacidade e proteção de dados?